Vous vous demandez quelles pourraient être les différentes options de caisse enregistreuse pour votre commerce ? Les solutions sont multiples et se déclinent en fonction de votre activité. Découvrez des informations essentielles pour sélectionner le modèle et les services qui correspondent à votre secteur d’activité.
Analysez vos besoins en fonction de votre activité
Pour sélectionner les meilleures options pour votre futur système d’encaissement, il est important d’analyser vos besoins. Les fonctionnalités peuvent varier selon deux critères. Le premier concerne les options proposées par le système. Le second critère est en relation avec le logiciel. La caisse enregistreuse doit vous garantir une gestion à la hauteur de vos besoins.
Quelles sont les questions que vous devez vous poser ? Avez-vous besoin d’un logiciel qui lie votre caisse à un logiciel de comptabilité ? Désirez-vous une solution vous permettant de gérer vos stocks ? Allez-vous associer les solutions de paiement par carte bancaire/Titre Restaurant (TR) directement à votre caisse enregistreuse ?
Si vous connectez votre caisse à un terminal bancaire, vous pourrez encaisser plus rapidement vos clients. Lier votre système d’encaissement avec la gestion de vos stocks permet de tenir à jour un état d’inventaire. Vous savez quelle est la marchandise disponible dans vos arrières. C’est une solution intéressante si vous vendez vos produits à la fois sur Internet et dans votre boutique physique. Enfin, un logiciel de caisse qui communique avec un logiciel de comptabilité permet de gagner un temps précieux.
Ce que doit contenir une caisse enregistreuse performante
Malgré une profusion de logiciels, certaines fonctionnalités sont essentielles selon vos besoins. Tout d’abord, sachez que votre matériel doit être certifié NF525. Cette certification vous garantit un matériel qualitatif et validé par un organisme de certification indépendant qui confirme que la caisse respecte les normes de la réglementation fiscale.
Une caisse performante doit afficher le rendu monnaie aussi bien pour le vendeur que le client. Un journal des ventes devrait vous permettre de suivre, avec précision, l’ensemble de vos transactions avec précision.
Par ailleurs, si vous souhaitez développer un système de fidélisation envers vos clients, le système de votre caisse enregistreuse devrait vous permettre de gérer un fichier clients : collecter les informations personnelles, suivre les commandes, cumul des points, etc.
Des logiciels ultra-performants offrent l’opportunité de gérer vos commandes ainsi que vos fournisseurs. Un PC en back office connecté à un logiciel partagé avec la caisse pourrait vous permettre de passer des commandes auprès de vos fournisseurs et de saisir directement les stocks dans votre inventaire.
Enfin, un logiciel performant doit impérativement livrer des informations précises sur l’état des ventes sur une période donnée : montant du CA, nombre de transactions, ticket moyen, état des promotions, état des remises, etc.
Location ou achat ?
En fonction des prestataires que vous solliciterez, deux solutions vous seront proposées : acheter ou louer votre matériel. Les caisses enregistreuses coûtent souvent cher à l’achat parce que vous acquérez le matériel et le logiciel. Même si vous procédez à l’acquisition, songez que vous devrez régler ponctuellement des frais de mise à jour pour le logiciel afin qu’il demeure fonctionnel.
Dans le cadre de la location, vous louez le matériel et l’utilisation de la licence du logiciel. Ce type de location inclut généralement les mises à jour. Par ailleurs, il existe des formules vous permettant de bénéficier d’un service de support en cas de panne. Il n’est pas négligeable de sélectionner cette option. Songez qu’en cas de défaillance technique ou de logiciel, vous ne pourrez plus encaisser normalement vos clients. Vous aurez besoin de solutions de dépannage rapides.
Généralement, les forfaits de dépannage incluent le contact avec une hotline, le déplacement d’un technicien sur place, certaines opérations de maintenance/de réparation, etc.
Des solutions qui s’adaptent à votre secteur d’activité
Votre futur système d’encaissement doit s’adapter à votre secteur d’activité. Il est inutile d’avoir des options qui ne vous seront pas adaptées. Il est essentiel de bénéficier des options qui vous faciliteront le quotidien.
Prenons l’exemple d’un restaurateur, des solutions peuvent faciliter le fonctionnement du professionnel. Pour une productivité accrue, il est essentiel que son système d’encaissement permette de gérer les tables et les réservations. La mise à disposition d’un plan de table digital permet d’être proactif. Le logiciel peut également être connecté avec un PAD pour faciliter la prise de commande en salle et envoyer celle-ci directement sur la caisse puis en cuisine. Une imprimante ou un écran sont autant de solutions qui peuvent transmettre les commandes en zone de préparation.
Vous l’aurez compris, pour sélectionner le bon système d’encaissement, vous devez absolument prendre en compte les besoins qui sont liés au secteur d’activité au sein duquel vous évoluez. De multiples options permettent de réduire le temps accordé à la gestion en back office. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : le service client. N’oubliez pas que votre performance sera conditionnée à la qualité de votre système d’encaissement.
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